home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICGLMAI.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-29  |  7KB  |  160 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @PN55
  4. @HE                  VICAR - System Maintenance
  5. 17.6    G/L INTERFACE MAINTENANCE -
  6.  
  7.    GENERAL DESCRIPTION -
  8.  
  9.    This module provides some very vital services to the A/R
  10.    system and if needed a direct feed to an external G/L system
  11.    with the monthly G/L totals.  If an external G/L system is not
  12.    used or needed, this module will provide very pertinent data
  13.    to be used in government reporting, etc.  Data such as: Sales
  14.    (as a whole, or by individual entity, customer sales type,
  15.    Product Sales, etc.), Sales Tax (as a whole, entity, etc.),
  16.    etc.  The amount of detail is dependent on how the G/L system
  17.    is set up, either initially or in the future, as long as the
  18.    user has some background in general accounting and has spent
  19.    some time determining how much of a breakdown will be needed
  20.    when the G/L system is set up.
  21.  
  22.    NOTE - If you do NOT have somewhat of an understanding of
  23.    general accounting, I suggest you pick up a book or two from
  24.    the library on Business (Financial) Accounting. You should at
  25.    least become familiar with the Double-Entry method of
  26.    accounting and its purpose.  Like anything regarding business,
  27.    it is better to analyze something a little before proceeding
  28.    than to proceed without any thought at all and have to redo it
  29.    all over again and pay the consequences of time and money.
  30.  
  31.    Listed below is a basic G/L breakdown that can be used:
  32.  
  33.         Acct. #         Type    Descr.
  34.         1000.000         A      Cash
  35.         1200.000         A      A/R
  36.         2400.000         I      Sales Tax
  37.         3301.000         I      Sales
  38.         3305.000         I      Misc. Sales
  39.         3306.000         I      Freight
  40.         3690.000         E      Discounts Allowed
  41.         4300.000         I      Finance Charges Assessed
  42.  
  43.  
  44. 17.6.1  ADD G/L NUMBER - is used to add G/L numbers to the G/L
  45. system.  It is Vital that the TYPE given to each G/L number is
  46. correct otherwise the reporting totals will not balance as
  47. required by the Double-Entry accounting method.  The fields
  48. as shown in Figure 17.6.1 are as follows:
  49.  
  50.         G/L Number - This number must be unique.  The G/L number
  51.         is made up of 2 parts as follows: NNNN.ddd
  52.                 NNNN - a Specific G/L number.
  53.                  ddd - the department within this G/L number. **
  54.         ** a department number is NOT needed unless  the user
  55.         requires a G/L number to be broken up into departments.
  56. @PA
  57. General Description - Continued.
  58.  
  59.    NOTE - Pressing the <F4> key while in this field will bring up
  60.    the G/L Selection window.  A selection cannot be made in ADD
  61.    because it is only for reference purposes.
  62.    *** Only Available in the Registered Version.
  63.  
  64.         G/L Description - A general description of this G/L
  65.         account.  Used in reporting and selection menu above.
  66.  
  67.         G/L Type - This is a Pertinent field that must contain
  68.         the correct type for a specific Account.  Valid types are:
  69.  
  70.                 A - Assets (such as: Cash Acct, A/R)
  71.                 E - Expense (Discounts given)
  72.                 I - Income  (Sales, Sales Tax, Mail Charges, etc.)
  73.                 L - Liabilities (A/P, etc.)
  74.                 R - Retained Earnings
  75.  
  76.         Acct. MTD $ - Account Balance for this month. ***
  77.  
  78.         Acct. YTD $ - Account Balance for this Year so far. ***
  79.  
  80.         *** The above amounts should not be manipulated unless
  81.             you know what you are doing.
  82.  
  83. 17.6.2  Search G/L Number - Used to search through the G/L
  84.    accounts and do any minor maintenance that might be needed
  85.    such as changing an account Name, Type, etc.  Only for those
  86.    who know what they are doing.  Normally, nothing will need to
  87.    be changed directly if everything is set up right in the first
  88.    place.
  89.  
  90.    NOTE - If a G/L number is Deleted, make sure to Replace/Change
  91.    it in any of the affected customers Master Files before
  92.    posting transactions, etc. POSTING Errors will occure
  93.    otherwise.
  94.  
  95. 17.6.3  List G/L Numbers on File - This allows the user to print
  96.    or view a simple report showing the Account numbers on File
  97.    and their respective descriptions and Types.
  98.  
  99. 17.6.4  Print G/L Report - This allows the user to print or view
  100.    a report of the Account Balances of ALL accounts on file.  The
  101.    Credit & Debit Balances of this report should Balance.
  102.  
  103. 17.6.5  Export G/L Totals - This module will allow the user to
  104.    export the Month-To-Date totals for each account out to a Text
  105.    Delimited file that can be read directly by AccPac Plus G/L
  106.    6.0.  This file could also be read by other G/L files that you
  107.    can specify the Import File format.
  108. @PA
  109.    Export G/L Totals - Continued.
  110.  
  111.    NOTE - If you are a registered user, you can obtain a modified
  112.    version of Vicar that will write the Export file in a format
  113.    that is compatible with your G/L system for a minimal fee.
  114.    Just send a copy of your G/L documentation specifying the
  115.    Import File format with your Registration fee or Registration
  116.    Number (for Registered users).  If major modifications are
  117.    needed, I will send you a written quote indicating such.
  118.  
  119.    The Export G/L totals Entry screen contains the following Fields:
  120.  
  121.         Default Export Filename - The filename to create in
  122.         Writing the G/L Export data.
  123.  
  124.         G/L Fiscal Period - The fiscal period of the data
  125.         to be exported.  This field is needed by AccPac G/L.
  126.         Other G/L systems might require different or additional
  127.         data beyond this field.
  128.  
  129.    NOTE -   Once the export function is completed, the program
  130.    will automatically go into the Clear Month-To-Date Totals
  131.    procedure.   In this way the user can make it a habbit to use
  132.    the Export function instead of the Clear Month-To-Date
  133.    function and thereby avoid loosing data by performing these 2
  134.    steps in an incorrect order.
  135.  
  136.  
  137. 17.6.6  MTD Clear Totals - This process Clears the G/L totals for
  138.    the month.  Make sure ALL reports are generated/printed before
  139.    clearing totals.  If Totals are to be Exported then use the
  140.    Export Totals Module above which will then run this process
  141.    once the Totals have been successfully Exported.  The
  142.    following Prompt will be displayed before proceeding with the
  143.    Clear MTD Totals process:
  144.  
  145.         "*** CLEAR - MTD Customer Totals ***"
  146.         "Do you want to Clear the MONTH TO DATE Totals (Y/N): "
  147.  
  148.  
  149. 17.6.7  YTD Clear Totals - The same as above but also clears the
  150.    Year To Date Totals.  This procedure must be run After the
  151.    Export Totals module is run.  The Export Totals Module will
  152.    ONLY "invoke" the clear MTD totals process.  You can just
  153.    answer "No" to the Clear MTD Totals prompt after the Export
  154.    Totals routine is run and just select this process instead.
  155.    It will clear BOTH MTD & YTD totals simultaneously.  The
  156.    following prompt will be displayed before proceeding with the
  157.    Clear YTD Totals process:
  158.  
  159.         "*** CLEAR - YTD Customer Totals ***"
  160.         "Do you want to Clear the YEAR TO DATE Totals (Y/N): "